Datenimport in die Buchhaltung

Zur Verminderung des Zeitaufwandes im Zusammenhang mit der Erstellung einer EDV-Buchhaltung ist es sinnvoll, die Daten zu importieren anstatt sie händisch zu erfassen; dadurch können sich beträchtliche Kosteneinsparungen ergeben.

Wenn Daten ausschließlich händisch in eine EDV-Buchhaltung eingegeben werden, dann ist ein erheblicher Anteil der Datenerfassungsarbeit eine reine Abschreibübung: Die zu erfassenden Daten wie Name des Geschäftspartners, Rechnungs- bzw. Zahlungsbetrag, Eingangs- und Ausgangsrechnungsnummer und auch Buchungstexte sind im Regelfall schon in irgendeiner Form elektronisch gespeichert und sollten daher importiert und nicht abgeschrieben werden, wodurch sich Kosteneinsparungen ergeben und gleichzeitig Fehlerquellen wegfallen.

Bankdatenimport

Der Import von Bankdaten ist praktisch immer möglich und empfiehlt sich schon bei etwa 100 Bankbewegungen im Monat. Voraussetzung dazu ist lediglich eine Abwicklung des Zahlungsverkehrs über ELBA ( = eine Electronic-Banking-Software, welche von den österreichischen Banken als Gemeinschaftsprojekt entwickelt wurde und daher den Zugriff auf die Bankbewegungen Ihres Kreditinstitutes in standardisierter Form ermöglicht). Wenn Sie uns einen Lese-Zugriff auf Ihre Bankdaten einräumen, dann werden die Bankdaten von uns abgerufen und in Ihre Buchhaltung importiert; nachdem neben den Auszugs- auch die Belegdaten abrufbar sind, kann gleichzeitig auch der Ausdruck von Zahlungsbelegen in Papierform entfallen.

Import von Ausgangsrechnungen

Auch bei Ausgangsrechnungen sind im Regelfall alle für die Verbuchung notwendigen Daten schon auf der Rechnung gespeichert. Wenn die Buchhaltung als In-House-Lösung geführt wird, wird im Regelfall neben der Buchhaltungssoftware auch eine Fakturierungssoftware des gleichen Herstellers eingesetzt, wodurch der automatische Import der Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung problemlos möglich ist. Wird aber die Buchhaltung extern vom Steuerberater geführt, scheitert die automatische Übernahme der Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung meistens daran, dass unterschiedliche Softwaresysteme eingesetzt werden und die Erstellung der Schnittstellen daher zu aufwendig ist.

Mit der gesetzlichen Verankerung der "elektronischen Rechnung" hat sich aber einer neue Möglichkeit ergeben: Wir können Ihnen in Zusammenarbeit mit einem Zertifizierungspartner eine Lösung anbieten, bei der aus der von Ihnen eingesetzten vorhandenen Fakturierungssoftware eine elektronische Rechnung erstellt wird, welche an Ihren Geschäftspartner verschickt wird; gleichzeitig werden die für die Verbuchung notwendigen Daten automatisch in ein Ausgangsrechnungsprotokoll geschrieben, wodurch ein Datenimport in die Buchhaltung möglich ist. Voraussetzung ist lediglich die Installation eines eigenen PDF-Druckers bei Ihnen, wodurch Rechnungen beim Ausdruck in PDF-Dokumente umgewandelt und automatisch zwecks Zertifizierung an unseren Zertifizierungspartner verschickt werden.

Neben der Kosteneinsparung durch den Datenimport in die Buchhaltung ergeben sich bei dieser Lösung deutliche Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Kosten für Kuvertierung, Postversand, Druckkosten und Archivierung (die Ausgangsrechnungen werden nur mehr elektronisch als PDF-Datei gespeichert).

Eingangsrechnungen

Nachdem Eingangsrechnungen im Regelfall von einer Vielzahl von Geschäftspartnern ausgestellt werden, ist ein Datenimport normalerweise mangels Standardisierung nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Lediglich in jenen Fällen, in denen die Eingangsrechnungen schon zwecks Rechnungsprüfung von der Einkaufsabteilung elektronisch erfasst werden, ist es zweckmäßig über die Möglichkeit eines Datenimportes in die Buchhaltung nachzudenken.

Kassenbewegungen

Wenn Bargeschäfte über elektronische Kassensysteme abgewickelt werden, dann liegen die zu verbuchenden Daten schon elektronisch vor, weshalb ein Datenimport theoretisch möglich ist; im Regelfall wird aber dazu eine eigene Schnittstelle zu programmieren sein.

Kosteneinsparungen durch Datenimport

Wie oben ausgeführt ist die Sinnhaftigkeit des Datenimportes im konkreten Einzelfall gesondert für jede Belegart zu prüfen. Unsere Empfehlung lautet jedenfalls die Bankdaten zu importieren (der Einsatz von ELBA als Elektronik-Banking-Software ist schon deshalb sinnvoll, weil damit auch Bankauszüge in Papierform entfallen können und dadurch Einsparungen bei den Bankspesen erzielt werden; dadurch wird schon etwa ein Drittel der Buchungszeilen elektronisch erfasst.

Auch die Umstellung auf "elektronische Ausgangsrechnungen" wird oft sinnvoll sein, weil dadurch neben der Kostenersparnis durch den Import der Daten in die Buchhaltung noch zusätzliche Einsparungen durch den Wegfall der bei Ausdruck, Versand und Archivierung der Papier-Ausgangsrechnungen anfallenden Kosten erzielt werden können.

Buchhaltung als In-House-Lösung oder beim Steuerberater?

Nachdem die Möglichkeit des Datenimportes bei Umstellung auf " elektronische Ausgangsrechnungen" jetzt auch bei der externen Führung der Buchhaltung beim Steuerberater möglich ist, ist in diesem Zusammenhang auch sinnvollerweise zu hinterfragen, ob die Buchhaltung als In-House-Lösung oder extern beim Steuerberater geführt werden soll. Wenn bisher die Buchhaltung als In-House-Lösung geführt wurde, weil die automatische Übernahme der Daten aus der Fakturierungs-Software (mit welcher im Regelfall nicht nur Ausgangsrechnungen, sondern auch Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellt werden) als unbedingte Notwendigkeit angesehen wurde, dann wäre jetzt die bisher getroffene Entscheidung nochmals kritisch zu hinterfragen, weil diese Übernahme der Daten der Ausgangsfakturen in die Buchhaltung jetzt auch bei externer Führung der Buchhaltung beim Steuerberater möglich ist.

letzte Änderung am 2008-03-20 13:45:14